Estabelecendo o alicerce do sucesso

O sucesso do seu programa de comércio colaborativo depende da participação dos fornecedores. A participação ou não de seus fornecedores depende do estabelecimento e da comunicação de sua Política de conformidade de comércio colaborativo, bem como do preparo dos seus funcionários para cumprir a meta. Para conseguir prepará-los bem, é preciso prestar atenção a quatro itens:

1.  Recursos: principais funções e responsabilidades

Identificar os principais indivíduos envolvidos e a parte de seu tempo que deve ser dedicada ao programa. Esta tabela contém uma estrutura organizacional considerada a mais eficaz atualmente:

Principal função

Descrição/responsabilidade

Parte do tempo

Patrocinador

Pessoa responsável pelo orçamento do programa. 

10%

Partes interessadas

Tomadores de decisão nas áreas de Aquisições, CP, TI e treinamento que ajudam a estabelecer a política, definir os processos comerciais e fornecer recursos.

15%

Oportunidade de capacitação de fornecedor

Gerente de projetos que lidera a equipe interfuncional. Se o programa conseguir mais de 500 vendedores, adicione ½ FTE.

100%

Recursos de contas a pagar

Um indivíduo que gerencia a limpeza da lista mestre do fornecedor e a execução do programa.

10%

Recurso de TI

Alguém responsável pelos problemas do sistema e pelo teste de integração.

15%

Gerente de cadeia de suprimentos

Oferece suporte ao envio de mensagens aos vendedores e auxílio com os catálogos e pedidos de compra.

20%

Para descrições mais detalhadas sobre estas funções e suas responsabilidades, clique aqui.

 

2. Partes interessadas

Para conseguir e manter os interessados envolvidos com o programa, realize uma reunião com eles para discutir sua nova solução de comércio colaborativo e seu programa de implementação antes de começar o processo de funcionamento dos fornecedores na Ariba Network. O objetivo da reunião é certificar-se de que haja um entendimento e consenso em toda a organização sobre:

  • Como a implementação ajudará a alcançar as metas da empresa
  • A política da empresa para cumprir com o programa e as ramificações por não fazê-lo
  • A função de cada interessado, para ajudar a garantir a conformidade
  • Os principais indicadores de desempenho que serão usados para medir o progresso

O executivo de participação de clientes e outros representantes da SAP Ariba podem ajudá-lo a planejar os objetivos e a agenda de sua reunião. (Para um exemplo de agenda, clique aqui.)

 

3.  Regularidade do programa

As coisas mudam com o tempo: sua base de fornecimento, o escopo de seus projetos e uma série de outros fatores e influências internos e externos. Este é um motivo para sua iniciativa de comércio colaborativo não ser um projeto de curto prazo. Trata-se de um programa contínuo, portanto é muito importante que possamos ajudá-lo a desenvolver uma sequência de eventos e um cronograma para alcançar seus objetivos e assegurar resultados. Você deve sempre ter em mente que:

  • Após o lançamento inicial, deve haver um processo implementado para habilitar os fornecedores restantes em ondas.
  • As ondas devem ser programadas semanalmente ou quinzenalmente, para manter seu dinamismo.
  • Para evitar que as atividades de uma onda se sobreponham à próxima, cada onda deve ser concluída assim que possível.

Faça o download deste gráfico para ver um exemplo de programação de regularidade do programa.

 

4.  Comunicação

A forma mais fácil de comprometer a participação do fornecedor é entregar mensagens conflitantes. Por exemplo, um fornecedor que recebe um aviso pedindo que se junte à Ariba Network pode ligar para fazer uma pergunta sobre isso. Se encontrar alguém em sua organização que diga não estar familiarizado com o programa ou que acha que não haja motivos para se preocupar, o fornecedor provavelmente não cumprirá, nem agora, nem no futuro.

Portanto, para garantir o sucesso do programa, você deve se comunicar com sua equipe de liderança, funcionários, colegas e outras equipes internas que possam estar envolvidos em sua iniciativa de comércio colaborativo. Há três considerações importantes a ser comunicadas:

  1. Estamos mudando a forma de fazer negócios
  2. Esta mudança não é um exercício, tampouco um projeto de curto prazo. Este programa representa uma mudança fundamental em nossos negócios e não é temporário. Não retornaremos a um processo baseado em papel após a implementação da nossa Ariba Network.
  3. Cada funcionário e fornecedor, independentemente de sua função, deve entender como será influenciado e fazer sua parte para garantir o sucesso do programa.

Preparamos alguns modelos de mensagens que você pode usar para informar as partes interessadas sobre o lançamento de nosso programa de comércio colaborativo e encorajar sua adesão. Você pode fazer o download deles aqui.

 

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